آگاه: در دنیای پرشتاب امروز، تماس‌های تلفنی هنوز هم یکی از پرکاربردترین ابزارهای ارتباطی هستند؛ چه در روابط خانوادگی، چه در مکاتبات شغلی و اداری. اما هر تماس تلفنی می‌تواند فرصتی برای ایجاد ارتباط موثر یا بالعکس، عاملی برای سوءتفاهم و بی‌نظمی باشد. بسیاری از ما بدون آگاهی از اصول و آداب مکالمه تلفنی، به‌سادگی باعث دلخوری، برداشت اشتباه یا اتلاف وقت دیگران می‌شویم. در این مقاله با مهم‌ترین نکات برای برقراری یک مکالمه تلفنی موفق آشنا می‌شویم.
تماس تلفنی برخلاف ارتباط حضوری، فاقد زبان بدن، ارتباط چشمی و حالت‌های چهره است؛ به همین دلیل، لحن صدا، نحوه بیان کلمات و مدیریت زمان نقش بسیار مهمی دارند. رعایت آداب مکالمه تلفنی اهمیت دارد، چون:
از سوءتفاهم جلوگیری می‌کند.
موجب احترام به وقت و آرامش مخاطب می‌شود.
باعث بهبود وجهه شخصی یا حرفه‌ای ما است.
زمینه‌ساز ارتباط مؤثرتر در بلندمدت خواهد بود.
برای داشتن یک مکالمه باکیفیت، بهتر است:
از گوشی تلفن یا موبایل با صدای واضح استفاده کنید.
در محیطی آرام و بدون صدای مزاحم باشید.
خودکار و دفترچه یا اپلیکیشن یادداشت همراه داشته باشید.
اگر تماس کاری است، مدارک و اطلاعات مرتبط را از پیش آماده کنید.
رعایت آداب تلفنی حرف‌زدن، نه‌تنها باعث انتقال بهتر پیام می‌شود، بلکه تصویر حرفه‌ای‌تری از شما در ذهن مخاطب می‌سازد و احتمال رسیدن به نتیجه مطلوب را افزایش می‌دهد.
۱ - آمادگی پیش از تماس
هدف تماس را مشخص کنید: دقیقا بدانید که چه می‌خواهید بگویید یا بپرسید.
اطلاعات لازم را جمع‌آوری کنید: شماره تماس، نام فرد، سوابق یا مدارک موردنیاز را در دسترس قرار دهید.
زمان مناسب تماس را انتخاب کنید: سعی کنید در ساعاتی تماس بگیرید که احتمال مشغول‌بودن یا ناراحتی طرف مقابل، کمتر باشد (مثلا اوایل صبح یا ساعات استراحت مناسب نیست).
۲- شروع مودبانه و حرفه‌ای
با سلام شروع کرده و خودتان را معرفی کنید.
اگر تماس کاری است، حتما سمت و شرکت یا مجموعه‌ای که از آن تماس می‌گیرید را نیز بیان کنید.
بپرسید که آیا فرد در حال حاضر امکان صحبت دارد یا خیر.
۳- بیان موضوع با وضوح و اختصار
مستقیما به اصل موضوع بپردازید، اما با لحنی آرام و محترمانه.
اگر موضوع طولانی است، ابتدا کلیت آن را مطرح کرده و سپس به جزئیات بپردازید.
از گفت‌وگوهای بی‌ربط یا شوخی‌های نابه‌جا در تماس‌های رسمی خودداری کنید.
۴- گوش‌دادن فعال و موثر
با دقت به پاسخ‌های طرف مقابل گوش دهید.
میان صحبت او وارد نشوید، مگر در صورت ضرورت.
با گفتن عباراتی مثل «متوجه شدم»، «درسته» یا «اگر درست فهمیدم...»، نشان دهید که صحبت‌ها را دنبال می‌کنید.
۵- جمع‌بندی و خداحافظی
اگر نیاز به ادامه مکالمه یا پیگیری خاصی وجود دارد، آن را به‌صورت مشخص
بیان کنید.
از طرف مقابل بابت زمانی که در اختیار گذاشته، تشکر کنید.
تماس را با خداحافظی مودبانه و لحن گرم پایان دهید.
اشتباهات رایج در مکالمه تلفنی و راه‌حل‌ها :
صحبت در محیط شلوغ
راه‌حل: به مکان آرام‌تری بروید یا در زمان دیگری تماس بگیرید.
قطع صحبت طرف مقابل
راه‌حل: اجازه دهید صحبت تمام شود و سپس نظر دهید.
طولانی‌کردن بی‌مورد مکالمه
راه‌حل: از قبل موضوعات را یادداشت کرده و فقط نکات ضروری را مطرح کنید.
استفاده از لحن تند یا بی‌احترامی
راه‌حل: نفس عمیق بکشید، آرام صحبت کنید و حتی در اختلاف‌نظرها مودب بمانید.
فراموشی نکات مهم پس از پایان تماس
راه‌حل: حین تماس یادداشت‌برداری کنید یا بلافاصله بعد از پایان تماس نکات را بنویسید.
با رعایت نکات ساده آداب مکالمه تلفنی مانند برنامه‌ریزی، لحن مودبانه، گوش‌دادن فعال و احترام به وقت دیگران، می‌توان از تماس‌های تلفنی برای ساختن رابطه‌هایی قوی‌تر و موثرتر استفاده کرد. چه تماس شخصی باشد و چه کاری، به‌خاطر بسپارید که هر گفت‌وگوی تلفنی می‌تواند تصویری مثبت یا منفی از شما در ذهن مخاطب باقی بگذارد.
نظر شما